Termini e condizioni di servizio

1. Chi siamo e cosa offriamo

Il Fornitore è Prime Software S.r.l.s., con sede legale in Via Generale Cantore 33, Grosseto (GR), Italia, partita IVA / codice fiscale [da completare], REA [da completare], PEC [da completare].

Prime Fatture è un software online (SaaS) per la gestione aziendale: emissione e ricezione di fatture elettroniche, scadenzario, acquisti e spese, prima nota, riconciliazione bancaria, magazzino, report e altre funzioni descritte nel manuale. Il servizio è destinato a professionisti e imprese.

2. Registrazione e account

• Per usare il servizio devi creare un account con dati veri e aggiornati, e avere almeno 18 anni e il potere di impegnare l’azienda per cui lo usi.
• Sei responsabile della riservatezza della password e delle attività svolte con il tuo account; avvisaci subito se sospetti un uso non autorizzato.
• Puoi invitare collaboratori o il tuo commercialista assegnando loro un ruolo: rispondi di quello che fanno con i permessi che dai loro.

3. Licenza d’uso

Ti concediamo un diritto personale, non esclusivo e non trasferibile di usare il servizio per la durata del contratto, per la tua attività. Non puoi rivendere, sublicenziare, copiare il software, cercarne il codice sorgente, né aggirarne le limitazioni tecniche o usarlo per attività illecite. Il software, il marchio e i contenuti del servizio restano del Fornitore e dei suoi licenzianti.

4. Costi

Le funzioni di base sono gratuite. Alcune funzioni, come l’invio di fatture allo SDI tramite intermediario, possono avere un costo a consumo o a canone secondo il listino pubblicato nel servizio al momento dell’attivazione. Prima di ogni addebito ti indichiamo il prezzo e ottieni la tua conferma. Possiamo modificare il listino con preavviso di almeno 30 giorni per i servizi a pagamento già attivi: se non accetti, puoi recedere senza penali. I prezzi sono indicati IVA esclusa, salvo diversa indicazione.

5. I tuoi obblighi, anche fiscali

• I dati che inserisci (anagrafiche, importi, aliquote IVA, natura delle operazioni, scadenze, ecc.) sono sotto la tua esclusiva responsabilità. Controlla sempre le fatture prima di emetterle: una volta trasmessa allo SDI, la fattura non si può cancellare.
• Il servizio è uno strumento: non è consulenza fiscale, legale o contabile. Le regole possono cambiare e i suggerimenti, le stime (ad esempio delle tasse) e le proposte dell’intelligenza artificiale sono orientativi e vanno verificati con il tuo commercialista.
• Gli adempimenti verso l’Agenzia delle Entrate (invio, conservazione, liquidazioni, dichiarazioni, conservazione a norma) restano in capo a te, salvo quanto espressamente previsto per una funzione specifica.
• Non puoi caricare contenuti illeciti, né dati personali di terzi senza averne titolo, né usare il servizio per inviare comunicazioni indesiderate.

6. Servizi di terzi

Il servizio si appoggia a fornitori esterni, in particolare l’intermediario per lo SDI, i servizi di posta, il provider di hosting e, se attivati, i servizi di intelligenza artificiale, di pagamento e la tua casella PEC. Il loro funzionamento non dipende solo da noi: ritardi, scarti o indisponibilità dello SDI o del tuo gestore PEC non sono nostra responsabilità. Se colleghi la tua PEC ci autorizzi a leggerne la posta per importare le fatture ricevute e, se scegli, a spostare i messaggi nella cartella indicata: non cancelliamo mai i messaggi.

7. Intelligenza artificiale

Alcune funzioni usano modelli di intelligenza artificiale per leggere documenti e proporre abbinamenti. Possono sbagliare: ogni proposta va controllata prima di confermarla, e nulla viene registrato senza la tua conferma. Le funzioni di lettura e abbinamento si attivano solo dall’amministratore dell’azienda; la chat di assistenza è sempre disponibile in «Assistenza», le risposte sono orientative e non sono consulenza fiscale.

8. Dati personali e nomina a responsabile

Per i dati dei tuoi clienti e fornitori sei titolare del trattamento e ci nomini responsabile ai sensi dell’art. 28 GDPR con l’atto «Nomina a responsabile del trattamento», che fa parte integrante di questo contratto. Per i dati dell’account siamo titolari: vedi l’Informativa sulla privacy.

9. Disponibilità, manutenzione e backup

Ci impegniamo a mantenere il servizio disponibile con la diligenza di un operatore professionale, ma non garantiamo l’assenza di interruzioni o errori. Possiamo effettuare manutenzioni, anche urgenti, cercando di limitarne l’impatto e di avvisarti quando possibile. Eseguiamo backup giornalieri conservati 14 giorni, a scopo di ripristino del servizio: ti consigliamo di esportare periodicamente i tuoi dati e di conservare copia delle fatture.

10. I tuoi dati e la loro esportazione

I dati che inserisci restano tuoi. Puoi esportarli in ogni momento (XML delle fatture, elenchi, report) e per 90 giorni dopo la chiusura del contratto, salvo che la legge ci imponga di cancellarli prima. Poi li cancelliamo o anonimizziamo, tranne quanto dobbiamo conservare per legge.

11. Durata, recesso, sospensione

• Il contratto è a tempo indeterminato. Puoi chiudere l’account quando vuoi, senza penali; eventuali servizi a canone già pagati non sono rimborsabili per il periodo in corso, salvo diversa previsione di legge.
• Possiamo recedere con preavviso di 30 giorni.
• Possiamo sospendere o chiudere l’account, anche subito, in caso di violazione grave di questi Termini, uso illecito, rischio per la sicurezza o mancato pagamento dei servizi a pagamento dopo un sollecito.

12. Garanzie e limiti di responsabilità

Il servizio è fornito «come disponibile». Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore risponde dei danni diretti dimostrati che derivino da suo dolo o colpa grave, e non risponde di danni indiretti o consequenziali (mancato guadagno, perdita di opportunità, sanzioni tributarie dovute a dati o scelte del Cliente), né di eventi fuori dal suo ragionevole controllo (forza maggiore, guasti di reti o di servizi di terzi). Per qualsiasi altra responsabilità contrattuale, l’importo massimo risarcibile non supera quanto da te pagato al Fornitore negli ultimi 12 mesi, o 100 euro se il servizio è gratuito. Nulla in questi Termini limita responsabilità che per legge non possono essere limitate (dolo, colpa grave, danni alla persona).

13. Modifiche ai Termini

Possiamo modificare questi Termini per esigenze tecniche, normative o commerciali. Ti avvisiamo nel servizio o via email almeno 30 giorni prima dell’entrata in vigore, se la modifica ti è sfavorevole; se continui a usare il servizio dopo tale data, la accetti. Se non sei d’accordo puoi recedere senza penali. Ti chiederemo di confermare la nuova versione al successivo accesso.

14. Legge applicabile e foro

Questi Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia tra il Fornitore e un Cliente che agisce per scopi professionali è competente in via esclusiva il Foro di Grosseto. Se il Cliente è un consumatore, restano ferme le tutele inderogabili e il foro del suo luogo di residenza o domicilio.

15. Contatti e comunicazioni

Scrivici a [da completare] oppure alla PEC [da completare]. Le comunicazioni a te le facciamo all’indirizzo email del tuo account o nel servizio.

16. Clausole da approvare specificamente (artt. 1341 e 1342 c.c.)

Dichiari di approvare espressamente le clausole: 4 (modifica del listino), 5 (obblighi e responsabilità fiscali), 6 (servizi di terzi), 7 (intelligenza artificiale), 9 (disponibilità, manutenzione e backup), 11 (recesso e sospensione), 12 (limiti di responsabilità), 13 (modifica dei Termini), 14 (legge applicabile e foro competente).