Informativa sulla privacy
Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) agli utenti di Prime Fatture. Ultimo aggiornamento: 6 ottobre 2026.
1. Chi è il titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei dati personali degli utenti del servizio (account, accessi, uso del servizio) è Prime Software S.r.l.s., con sede legale in Via Generale Cantore 33, Grosseto (GR), Italia, partita IVA / codice fiscale [da completare], REA [da completare], PEC [da completare].
Per esercitare i tuoi diritti o per qualsiasi domanda sulla privacy puoi scrivere a [da completare].
2. Due ruoli diversi: titolare e responsabile
Per i dati che ci affidi per usare Prime Fatture (account e accessi) siamo titolari del trattamento.
I dati dei tuoi clienti, fornitori, fatture, movimenti bancari e documenti che inserisci o importi nel servizio sono invece dati di cui sei tu il titolare: noi li trattiamo per tuo conto come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), solo per erogarti il servizio e secondo le tue istruzioni, come previsto dalla nomina a responsabile che accetti insieme ai Termini e che trovi nella pagina «Nomina a responsabile del trattamento». Verso i tuoi clienti e fornitori devi quindi fornire tu la tua informativa: nel menu trovi un modello già compilato.
3. Quali dati trattiamo
- Dati dell’account: nome, email, password (conservata solo in forma cifrata con hashing, mai in chiaro), ruolo e aziende a cui hai accesso.
- Dati dell’azienda: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario, IBAN e dati di fatturazione.
- Dati tecnici di sicurezza e di funzionamento: indirizzo IP, data e ora degli accessi, tipo di browser, registri degli errori, data e versione dell’accettazione dei documenti legali.
- Dati che inserisci o importi (come responsabile): anagrafiche di clienti e fornitori, fatture emesse e ricevute in formato XML, spese, pagamenti, movimenti e estratti conto bancari, articoli, allegati e, se lo colleghi, il contenuto della casella PEC destinata alle fatture (le credenziali sono conservate cifrate).
- Comunicazioni: i messaggi che ci invii al supporto.
4. Perché li trattiamo e su quale base
Non vendiamo i tuoi dati e non li usiamo per profilazione o per pubblicità. Non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici su di te: le funzioni di intelligenza artificiale propongono, e decidi sempre tu.
| Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|
| Creare e gestire il tuo account ed erogare il servizio (fatturazione elettronica, scadenzario, riconciliazione, ecc.) | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Per tutta la durata del contratto |
| Invio delle fatture allo SDI e ricezione di quelle passive tramite l’intermediario accreditato | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Come previsto per le fatture (vedi sotto) |
| Sicurezza, prevenzione di abusi, registri di accesso, backup | Legittimo interesse (art. 6.1.f) a proteggere il servizio | Registri fino a 12 mesi; backup 14 giorni |
| Adempiere a obblighi di legge (fiscali, contabili, richieste di autorità) | Obbligo di legge (art. 6.1.c) | Fatture e documenti fiscali: 10 anni (art. 2220 c.c.) |
| Comunicazioni di servizio (aggiornamenti, novità, avvisi di sicurezza) | Esecuzione del contratto / legittimo interesse | Fino alla chiusura dell’account |
| Difendere un diritto in sede giudiziaria | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Il tempo necessario |
| Registrare l’accettazione di Termini, Privacy e nomina a responsabile | Legittimo interesse a provare il consenso contrattuale | Per tutta la durata del contratto e 10 anni dopo |
5. A chi comunichiamo i dati
I dati sono trattati da nostro personale autorizzato e dai fornitori che ci aiutano a erogare il servizio, nominati responsabili del trattamento o sub-responsabili:
- Hetzner Online GmbH (Germania, Unione Europea): hosting dei server e dei backup.
- Invoicetronic: intermediario tecnologico per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio (SDI) e la ricezione di quelle passive.
- Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate: destinatario necessario delle fatture elettroniche emesse, come previsto dalla legge.
- Servizio di posta di Prime Software (Prime Mail): invio delle email del servizio (conferme, aggiornamenti, fatture e solleciti che scegli di inviare).
- Anthropic PBC (Stati Uniti): per la chat con l’assistente (le domande scritte dall’utente, senza dati contabili) e, solo se e quando l’amministratore dell’azienda le attiva, per le altre funzioni di intelligenza artificiale (lettura di documenti e foto di spese, abbinamento dei movimenti bancari). Vengono inviati soltanto i contenuti necessari alla singola operazione; non li usiamo per addestrare modelli e il fornitore non li usa a tale scopo secondo i propri termini commerciali per le API.
- Stripe Payments Europe (Irlanda): solo se attivi i pagamenti online sul portale clienti; agisce come titolare autonomo per i dati di pagamento.
- Consulenti, commercialisti o autorità, quando richiesto dalla legge o dall’utente che li invita nel proprio spazio.
6. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea
Il servizio è ospitato nell’Unione Europea. L’unico trasferimento possibile verso un paese terzo riguarda le funzioni di intelligenza artificiale (Stati Uniti), cioè la chat con l’assistente e, su scelta dell’azienda, le altre funzioni: avviene sulla base delle garanzie previste dagli artt. 44-46 GDPR (decisione di adeguatezza sul Data Privacy Framework o clausole contrattuali standard).
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Account e dati dell’azienda: finché il contratto è attivo. Dopo la chiusura li cancelliamo o anonimizziamo entro 90 giorni, salvo quelli che dobbiamo conservare per legge o per difenderci.
- Fatture, registri e documenti fiscali: 10 anni dalla data del documento, come previsto dalla normativa; il titolare dell’azienda può esportarli in qualsiasi momento.
- Registri tecnici e di sicurezza: fino a 12 mesi. Backup: 14 giorni a rotazione.
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento l’accesso ai tuoi dati (art. 15), la rettifica (art. 16), la cancellazione (art. 17), la limitazione (art. 18), la portabilità (art. 20) e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21). Puoi revocare in qualsiasi momento un consenso eventualmente prestato, senza effetto sul trattamento già avvenuto.
Scrivi a [da completare]: rispondiamo entro un mese. Se ritieni che il trattamento violi la normativa puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Se sei un cliente o un fornitore di un nostro utente, rivolgiti prima di tutto a quell’utente, che è il titolare dei tuoi dati; possiamo comunque aiutarti a inoltrare la richiesta.
9. Natura del conferimento
Fornire i dati dell’account e dell’azienda è necessario per usare il servizio: senza non possiamo erogarlo. I dati facoltativi (telefono, note, logo) puoi non inserirli.
10. Cookie
Usiamo solo cookie tecnici necessari (sessione, tema e preferenze di accessibilità). Dettagli nella Cookie policy.
11. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: connessione cifrata (HTTPS), isolamento dei dati tra le aziende a livello di database, password con hashing, cifratura delle credenziali sensibili (come quelle della PEC), backup giornalieri, accessi tracciati e privilegi minimi. Il dettaglio è nell’allegato della nomina a responsabile.
12. Minori
Il servizio è destinato a professionisti e imprese e non è rivolto a minori di 18 anni.
13. Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa. Se le modifiche sono rilevanti te lo comunichiamo nel servizio o via email e ti chiediamo di confermare la nuova versione. La data e la versione sono indicate in alto.